Jak wybrać lokal na firmowe wydarzenie?

Jak wybrać lokal na firmowe wydarzenie?

Decyzja o zorganizowaniu firmowej imprezy już została podjęta? Wspaniale! Teraz jednym z następnych kroków jest wybór miejsca na imprezę. To decyzja, która będzie miała największy wpływ na twoje wydarzenie. Data, jedzenie i dobra zabawa… to wszystko zależy częściowo od wybranego przez ciebie miejsca.

Im wcześniej zaczniesz szukać, tym lepiej.
Zarezerwuj miejsce z wyprzedzeniem co kilku miesięcy lub tygodni, aby mieć wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie innych ważnych rzeczy, takich jak catering i atrakcje.

Uwzględnij lokalizację.
W przypadku imprezy pod dachem (gala, świętowanie), sprawdzi się miejsce w rozsądnej odległości od domu i miejsca pracy większości pracowników. Warto sprawdzić możliwość parkowania w pobliżu, dobrym wyborem jest zarezerwowanie miejsc na pobliskich parkingach. Przy wybieraniu lokalizacji na imprezę integracyjną czy motywacyjną, warto rozważyć opcję poza miastem.

Zbierz oferty różnych lokali.
Przekaż informacje niezbędne do wyceny – ilość osób, rodzaj wydarzenia, rodzaj bufetu, czy miejsca mają być stojące czy siedzące, oprawa muzyczna, rodzaj atrakcji, czas imprezy.
Warto miejsca te odwiedzić, obejrzeć lokal i jego możliwości, sprawdzić wielkość pomieszczeń, porozmawiać o oczekiwaniach. Negocjuj. Jeśli na imprezę przeznaczasz budżet większy, niż koszt proponowany przez lokal (wraz z atrakcjami i dodatkami), oznacza to, że jesteś dla nich dobrym klientem i możesz uzyskać lepszą cenę.

Udogodnienia w lokalu to bardzo ważna rzecz.
Czy miejsce to ma własną kuchnię i zapewni jedzenie na wydarzeniu? Jeśli tak, często obiekt rezygnuje z opłaty wynajęcie i pobiera tylko zaliczkę wraz z kosztem żywności dla każdego uczestnika. Miejsca bez zaplecza kuchennego mogą też zapewniać catering od swojego dostawcy, z którego będzie trzeba skorzystać. W większości lokali zapewne możesz sprawdzić jedzenie z wyprzedzeniem. Wybierz więc miejsce, w którym serwowane jest smaczne jedzenie, albo wynajmij profesjonalną firmę cateringową.

Czy lokal posiada własne obrusy, zastawę, krzesła, których możesz użyć? Jeśli tak, zakładając oczywiście, że będzie pasowało to do twojego zamysłu, zaoszczędzisz mnóstwo wysiłku i pieniędzy na poszukiwanie wyposażenia.

Czy lokal dysponuje sprzętem audiowizualnym? Niektóre miejsca mają własny, inne wymagają, aby samemu taki sprzęt zorganizować.

Nawet jeśli miejsce znajdziesz dość wcześnie, do ustalenia pozostają atrakcje w czasie eventu, więc trzeba dokładnie wszystko rozplanować.
Warto zdobyć ilustrowane plany miejsc, które bierzesz pod uwagę. Plan i rozkład pomieszczeń znacząco wpłyną na kilka różnych aspektów Twojego wydarzenia.

Czy będzie rejestracja uczestników? Czy będzie potrzebne audytorium do przemów i występów? Czy będzie potrzebny bar? Gdzie ustawić stoliki i krzesła? Jaki będzie przepływ uczestników? To wszystko musi zostać wzięte pod uwagę.

Zwróć szczególną uwagę na wystrój wnętrza. Czy odpowiada ci styl architektury, czy pasuje do wydarzenia? Inny rodzaj miejsca będzie potrzebny na galę a inny na wystawę czy kolację firmową. Im mniej atmosfera odpowiada oczekiwaniom, tym więcej będzie potrzebnych środków na udekorowanie miejsca.

Dostępność do budynku i jego udogodnień architektonicznych jest szczególnie ważna dla osób ze szczególnymi potrzebami. Warto wiedzieć, kim są Twoi uczestnicy i jakie są ich potrzeby.

Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się być na imprezie w tak głośnym miejscu, że trudno było usłyszeć innych, trzeba było wytężać słuch i krzyczeć podczas rozmów? Jest to spowodowane złą akustyką. Akustyka to nic innego jak określenie na dźwięk rozprzestrzeniający się w danym miejscu. Niski sufit sprawi, że sala będzie wydawała się przytulna, ale sprawi, że stanie się głośniejsza, jeśli będzie pełna. Z kolei duże pomieszczenie w stylu magazynu może powodować pogłos.

Warto zapoznać się z lokalnymi wydarzeniami i sprawdzić, gdzie jaki rodzaj eventów jest organizowany, może to ułatwić dobór właściwego miejsca na konkretne wydarzenie. Istnieją tez strony www, na których ogłaszają się różne lokale, posiadające sale i hale przeznaczone pod różne aktywności.

Jak widać, jest wiele rzeczy do rozważenia przy wyborze miejsca imprezy. Jeśli jednak weźmiesz pod uwagę powyższe dane podczas szukania, znajdziesz idealne miejsce na swoje wydarzenie.

W wyborze idealnego lokalu może pomóc również profesjonalna firma eventową, która zajmie się jego wyszukaniem, sprawdzeniem i negocjacjami.

Nie ogranicza cię nic, poza wyobraźnią.
Ty marzysz – my organizujemy.
Dream Event

Close Menu